Conditions Générales d'Utilisation (CGU)

Préambule

La SARL THARSOS, société à responsabilité limitée au capital social de 3 000 euros, dont le siège social est situé Bureau 3, 30 avenue Maréchal Foch, 69006 Lyon, immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 982 302 200, représentée par son gérant Hugo GUALTIERI (ci-après l'« Éditeur »), édite et exploite le logiciel Ma Municipalité (ci-après le « Service »), une solution numérique de gestion à destination des communes, des établissements publics et plus généralement des administrations françaises.

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités d'accès et d'utilisation du Service. Elles s'appliquent à toute personne physique ou morale utilisant le Service, qu'elle soit Client, Utilisateur ou Habitant au sens des présentes.

L'accès au Service emporte acceptation pleine et entière des présentes CGU.

Article 1 — Définitions

Les termes employés au sein des présentes ont la signification suivante :

• Éditeur : la société SARL THARSOS, éditrice du Service.
• Service / Logiciel : la solution SaaS Ma Municipalité, accessible à l'adresse ma-municipalite.fr, ainsi que ses sous-domaines et portails associés.
• Client : la commune, l'établissement public ou la collectivité ayant souscrit au Service au moyen d'un contrat distinct ou d'un bon de commande.
• Utilisateur : toute personne physique disposant d'un compte sur le Service, agissant pour le compte du Client (maire, élu, agent, secrétaire de mairie, gestionnaire).
• Habitant : toute personne physique ayant recours au portail public mis à disposition par le Client, pour déposer une demande (réservation, signalement, déclaration, etc.).
• Compte : l'espace personnel attribué à un Utilisateur, accessible par identifiant et mot de passe.
• Données : l'ensemble des informations saisies, importées ou produites au sein du Service par le Client, ses Utilisateurs ou ses Habitants.
• Module : un ensemble fonctionnel cohérent du Service pouvant être activé indépendamment (Réservations, Associations, Taxe de séjour, Cimetière, Enfance, Mariages, Agent IA, etc.).
• Sous-traitant ultérieur : tout tiers auquel l'Éditeur fait appel pour la fourniture du Service (hébergeur, éditeur de services tiers, etc.), tel que listé dans la politique de protection des données.

Article 2 — Objet et champ d'application

Les présentes CGU définissent les conditions dans lesquelles l'Éditeur met le Service à la disposition du Client et de ses Utilisateurs, ainsi que les conditions d'accès des Habitants au portail public.

Elles ne se substituent pas au contrat principal éventuellement conclu entre le Client et l'Éditeur, qui fixe les conditions financières et opérationnelles particulières applicables au Client. En cas de contradiction, le contrat principal prévaut sur les CGU.

Article 3 — Description du Service

Le Service est une solution SaaS multi-tenant accessible depuis un navigateur web. Il regroupe plusieurs modules fonctionnels que le Client active à sa discrétion :

• Réservation de salles et de matériels : gestion du calendrier, instruction des demandes, génération et signature électronique des conventions, paiement éventuel.
• Associations : annuaire, recensement, déclarations, communication.
• Taxe de séjour : annuaire hébergeurs, déclarations trimestrielles, registre, reversements.
• Cimetière : plan, registre des concessions, instruction et renouvellement.
• Enfance : inscriptions cantine scolaire, périscolaire et centre de loisirs, fiches familles et fiches sanitaires.
• Mariages : instruction des dossiers de mariage et préparation des actes d'état civil.
• Agent IA : assistant conversationnel intelligent embarqué dans le Service, aidant l'Utilisateur à rédiger des réponses, à interroger ses données et à automatiser des actions du Service.
• Signature électronique : signature électronique simple des conventions de mise à disposition de salles et de matériels, réalisée par le Service lui-même, sans prestataire de signature tiers (voir l'article 3.1).

Le Service est fourni en mode Software as a Service. Le Client n'a pas vocation à recevoir le code source ni à le déployer sur ses propres serveurs.

3.1 — Signature électronique

Niveau. Le Service propose une signature électronique simple au sens de l'article 3, point 10, du règlement (UE) n° 910/2014 du 23 juillet 2014 (« règlement eIDAS »). L'Éditeur ne la présente ni comme une signature électronique avancée, ni comme une signature électronique qualifiée au sens de ce règlement. Elle est réalisée par le Service, sans recours à un prestataire de services de confiance.

Déroulement. La convention est d'abord signée pour le Client par un Utilisateur disposant des droits d'administration ou de gestion, depuis son Compte. Le signataire désigné dans la réservation reçoit ensuite, par courrier électronique, un lien personnel valable quatorze jours. Il signe après avoir coché une case de consentement exprès, puis saisi un code à usage unique, valable quinze minutes, envoyé à cette même adresse électronique. Le document signé est enregistré dans le Service et adressé au signataire. Les conventions des réservations récurrentes se signent sur papier.

Éléments de preuve. Chaque étape (envoi du lien, consultation, envoi du code, saisie erronée du code, signature ou refus) est consignée dans une piste d'audit avec sa date et son heure, l'adresse électronique du signataire, son adresse IP, les informations transmises par son navigateur et l'empreinte numérique (SHA-256) du document. Un certificat de signature est établi à chaque signature et conservé avec la convention ; il reprend la chronologie de ces étapes, l'adresse électronique et l'adresse IP du signataire, et l'empreinte du document.

Valeur juridique. En application de l'article 25, paragraphe 1, du règlement eIDAS, l'effet juridique et la recevabilité d'une signature électronique comme preuve en justice ne peuvent être refusés au seul motif qu'elle se présente sous une forme électronique ou qu'elle ne satisfait pas aux exigences de la signature électronique qualifiée. Seule la signature électronique qualifiée a un effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite (article 25, paragraphe 2, du même règlement) et bénéficie de la présomption de fiabilité prévue par l'article 1367 du Code civil et l'article 1er du décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017. La signature proposée par le Service ne bénéficie pas de cette présomption : en cas de contestation, la fiabilité du procédé d'identification et l'intégrité du document devront, le cas échéant, être établies, notamment au moyen de la piste d'audit et du certificat de signature (articles 1366 et 1367 du Code civil).

Responsabilités. Le Client choisit, pour chaque convention, entre la signature électronique et la signature sur papier. Lorsqu'un texte, un usage ou sa propre appréciation du risque impose un niveau de signature supérieur ou une signature manuscrite, il recourt à la signature sur papier. Le Client est responsable de l'exactitude de l'adresse électronique du signataire et des droits accordés à ses Utilisateurs. L'Éditeur s'engage à mettre en œuvre le procédé décrit au présent article et à conserver les éléments de preuve dans les conditions ci-dessous ; il ne garantit pas l'issue d'une contestation portant sur l'identité ou le consentement du signataire.

Conservation des preuves. Le document signé, le certificat de signature et la piste d'audit sont conservés avec la convention, parmi les Données du Client. Le Service ne les supprime pas automatiquement. À la fin de l'abonnement, ils sont restitués ou supprimés avec les autres Données, dans les conditions de l'article 11.3 ; il appartient au Client de les conserver aussi longtemps que nécessaire à la preuve des conventions concernées.

Tarification. La signature électronique est incluse dans l'abonnement, sans facturation par document signé ni limite de volume, conformément à la page /tarifs.

Article 4 — Création et gestion du compte

4.1 — Création initiale

La création du premier compte administrateur d'une commune donne lieu à l'ouverture d'un espace dédié. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à les tenir à jour. Lors de l'inscription, l'Utilisateur accepte expressément les présentes CGU ainsi que la politique de protection des données.

4.2 — Invitations

L'administrateur d'une commune peut inviter d'autres Utilisateurs (élus, agents, gestionnaires) à rejoindre l'espace de la commune. L'Utilisateur invité accepte les présentes CGU au moment de la création de son compte.

4.3 — Sécurité des identifiants

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants. Il s'engage à choisir un mot de passe robuste, à ne pas le partager et à signaler sans délai à l'Éditeur tout accès non autorisé à son Compte.

4.4 — Suppression du compte

L'Utilisateur peut demander à tout moment la suppression de son Compte. La suppression d'un Compte n'entraîne pas la suppression des Données traitées pour le compte du Client, qui demeurent sous la responsabilité de ce dernier.

Article 5 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• utiliser le Service conformément à sa destination et aux dispositions des présentes CGU ;
• fournir des informations exactes et à les tenir à jour ;
• s'assurer du caractère licite des Données qu'il importe ou produit dans le Service, en particulier au regard du droit à l'image, du droit d'auteur et de la protection des données personnelles ;
• désigner des Utilisateurs habilités et veiller au respect par eux des présentes CGU ;
• respecter les obligations qui lui incombent en qualité de responsable de traitement au sens du RGPD pour les Données qu'il traite via le Service ;
• s'acquitter des redevances dans les conditions fixées au contrat principal et à l'article 10 ;
• ne pas tenter d'accéder à des fonctions non activées, d'extraire massivement les Données par des moyens automatisés sans autorisation, ni de reproduire le Service.

Article 6 — Obligations de l'Éditeur

L'Éditeur s'engage à :

• fournir le Service avec diligence, dans le respect des règles de l'art ;
• mettre en œuvre les moyens nécessaires pour assurer une disponibilité de 99,9 % du Service mesurée sur un mois calendaire, hors maintenances programmées et cas de force majeure ;
• réaliser des sauvegardes automatiques quotidiennes des Données, avec une fenêtre de restauration à un instant donné de 7 jours ;
• fournir un support technique par courrier électronique aux Utilisateurs des Clients abonnés ;
• respecter ses obligations de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, telles que détaillées dans la politique de protection des données et, le cas échéant, dans un accord de traitement des données (DPA) conclu séparément avec le Client ;
• informer le Client préalablement à toute évolution substantielle du Service ou de ses sous-traitants ultérieurs.

L'Éditeur ne peut être tenu pour responsable des interruptions imputables à des facteurs extérieurs (réseau de l'Utilisateur, fournisseurs d'accès, hébergeurs tiers, attaques par déni de service, etc.).

Article 7 — Propriété intellectuelle

Le Service, son code source, ses interfaces, sa documentation, sa marque et l'ensemble de ses composants restent la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses concédants. L'accès au Service emporte concession au profit du Client d'un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non sous-licenciable, pour la durée du contrat principal et pour les seuls besoins de ses missions.

Les Données importées ou produites par le Client demeurent sa propriété et celle des personnes concernées. L'Éditeur ne dispose sur ces Données que des droits strictement nécessaires à la fourniture du Service, à l'exclusion de toute exploitation à des fins propres.

Toute reproduction, représentation, modification, adaptation, traduction, ingénierie inverse ou exploitation non autorisée du Service est strictement interdite et est susceptible de constituer une contrefaçon au sens des articles L. 335-2 et suivants du Code de la propriété intellectuelle.

Article 8 — Données personnelles

Le traitement des données à caractère personnel mis en œuvre au sein du Service est régi par la politique de protection des données — Sous-traitant, qui fait partie intégrante des présentes CGU. Le Client agit en qualité de responsable du traitement ; l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Un accord de traitement des données (DPA) peut être conclu séparément à la demande du Client.

Le traitement des données à caractère personnel collectées via le site vitrine ma-municipalite.fr est régi par une politique distincte.

Article 9 — Qualité d'hébergeur (LCEN)

L'Éditeur intervient en qualité d'hébergeur au sens de l'article 6, I, 2°, de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN) pour les contenus déposés par les Utilisateurs et les Habitants sur le Service (descriptions d'associations, motifs de réservation, messages adressés au Client, etc.).

L'Éditeur n'est tenu d'aucune obligation générale de surveillance des contenus. Il met cependant en œuvre, dans la limite du raisonnable, des moyens permettant le signalement et le retrait des contenus manifestement illicites. Tout signalement peut être adressé à l'adresse contact@ma-municipalite.fr.

Article 10 — Tarification et facturation

Le Service est commercialisé sous forme d'abonnement mensuel ou annuel. La tarification en vigueur est consultable sur la page /tarifs et précisée, le cas échéant, dans le contrat principal ou le bon de commande adressé au Client.

10.1 — Période d'essai

Le Client peut bénéficier, sur demande, d'une période d'essai gratuite d'une durée de 30 jours, durant laquelle il accède aux modules souscrits sans engagement. À l'issue de cette période, l'abonnement n'est activé qu'à réception d'un bon de commande signé.

10.2 — Modalités de facturation

La facturation est émise par virement administratif (mandat trésorerie via Hélios) et préparée par l'intermédiaire du service de facturation Abby. Les factures sont éditées mensuellement ou annuellement selon l'option retenue par le Client. Le délai de paiement est de 30 jours à compter de la date d'émission de la facture, sauf disposition particulière prévue au contrat principal.

10.3 — Services à l'usage

Seul l'Agent IA peut donner lieu à une facturation s'ajoutant à l'abonnement : un quota de crédits est inclus dans chaque module activé, et des packs de crédits supplémentaires peuvent être souscrits à la carte.

La signature électronique n'est pas facturée à l'usage : elle est incluse dans l'abonnement (article 3.1).

10.4 — Retard de paiement

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit et sans mise en demeure préalable, l'application de pénalités de retard au taux d'intérêt légal majoré, ainsi que d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce. L'Éditeur se réserve la faculté de suspendre l'accès au Service après une mise en demeure restée infructueuse pendant 30 jours.

Article 11 — Durée, résiliation et réversibilité

11.1 — Durée

L'abonnement est conclu pour une durée mensuelle ou annuelle tacitement renouvelable, selon l'option retenue au contrat principal.

11.2 — Résiliation

Chaque Partie peut résilier l'abonnement à tout moment par courrier électronique adressé à contact@ma-municipalite.fr. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours (mensuelle ou annuelle). Aucune somme déjà acquittée ne donne lieu à remboursement prorata temporis, sauf en cas de résiliation imputable à un manquement de l'Éditeur.

11.3 — Réversibilité

À compter de la date d'effet de la résiliation, le Client dispose d'un délai de 30 jours pour récupérer l'intégralité de ses Données sous un format ouvert et structuré (CSV, PDF). À l'issue de ce délai et sur instruction du Client, les Données sont supprimées de manière irréversible des systèmes de l'Éditeur, à l'exception des pièces comptables de l'Éditeur soumises à une obligation légale de conservation. Les conventions signées, leurs certificats de signature et leurs pistes d'audit font partie des Données restituées au Client, qui doit les récupérer avant leur suppression s'il en a besoin comme preuve.

Article 12 — Responsabilité et garanties

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens dans la fourniture du Service. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de manquement prouvé à ses obligations contractuelles ou légales.

Sauf en cas de faute lourde ou intentionnelle, ou en cas d'atteinte aux personnes, la responsabilité cumulée de l'Éditeur, toutes causes confondues, est expressément limitée au montant total des redevances effectivement perçues du Client au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur de responsabilité.

L'Éditeur ne saurait être tenu pour responsable des dommages indirects subis par le Client, et notamment de la perte d'exploitation, de la perte de chance, de l'atteinte à l'image, ou des dommages subis par des tiers.

12.1 — Force majeure

Aucune des Parties ne pourra être tenue pour responsable d'une inexécution résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, et notamment d'une attaque informatique majeure rendant inaccessible le Service malgré les mesures de sécurité mises en œuvre.

Article 13 — Modifications

L'Éditeur se réserve la faculté de modifier les présentes CGU à tout moment, notamment pour les adapter à l'évolution du Service, des sous-traitants ultérieurs ou de la réglementation applicable. Toute modification substantielle est portée à la connaissance du Client avec un préavis de 30 jours avant son entrée en vigueur, par tout moyen (notification dans l'interface, courrier électronique). Le Client peut, en cas de désaccord avec une modification substantielle, résilier l'abonnement sans pénalité dans les conditions prévues à l'article 11.

L'Éditeur se réserve également la faculté de faire évoluer le Service (ajout, modification ou retrait de fonctionnalités) pour en améliorer la qualité ou pour des raisons de sécurité. Les évolutions substantielles font l'objet d'une information préalable au Client.

Article 14 — Réclamations et médiation

Toute réclamation doit être adressée à l'Éditeur à l'adresse contact@ma-municipalite.fr. L'Éditeur s'engage à apporter une réponse motivée dans un délai raisonnable.

En cas de litige persistant, et préalablement à toute action contentieuse, les Parties s'efforceront de trouver une solution amiable. Le Client agissant en qualité de personne publique conserve la faculté de saisir le médiateur des entreprises (mediateur-des-entreprises.fr) ou toute autorité compétente.

Article 15 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relatif à leur formation, leur interprétation ou leur exécution sera soumis aux tribunaux compétents de Lyon, sauf disposition d'ordre public contraire, notamment lorsque le Client agit en qualité de personne publique ou de consommateur.

Si l'une quelconque des stipulations des présentes CGU venait à être déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations conserveraient leur pleine force et leur plein effet.